Rédiger des messages d'alerte efficaces

Le titre et le message doivent rester simples.

Si l'alerte est un exercice ou un test, indiquez-le clairement en insérant « Exercice » ou « Test » dans le titre et le message. Ainsi, tout le monde réagira de façon appropriée et personne ne méprendra votre message d'essai pour une véritable catastrophe.

Répondez aux cinq questions traditionnelles : Qui ?, Quoi ?, Quand ?, Où ?, Pourquoi ? et Comment ? si nécessaire.

Si vous utilisez des sigles, des termes rares ou des noms propres, n'oubliez pas que la synthèse vocale risque de mal les prononcer ou de les rendre difficiles à comprendre. Pour pallier cette éventualité, insérez des espaces ou des points après chaque lettre du sigle.

Si vous incluez un numéro de téléphone, n'oubliez pas que la synthèse vocale lit le numéro dans l'ordre suivant : numéro du pays, numéro régional, numéro du standard téléphonique, numéro d'abonné et numéro de poste. Les numéros de téléphone sont lus chiffre par chiffre. Si vous incluez un numéro régional (indicatif régional) entre parenthèses, la synthèse vocale ne lira pas le numéro correctement. Par exemple : (xxx)-xxx-xxxx. Pour vous assurer que la fonction texte-parole lit correctement le numéro régional, utilisez l'un des formats suivants :

xxx-xxx-xxxx
xxx xxx xxxx
xxx.xxx.xxxx

Numéro de téléphone d'exemple	Extension de la synthèse vocale
1 800 123 4567	Un, huit cents, un deux trois, quatre cinq six sept
01.1234.5678	Zéro un, un deux trois quatre, cinq six sept huit
01.1234.5678 Poste 15	Zéro un, un deux trois quatre, cinq six sept huit, poste un cinq
Appelez-moi au 123-4567	Appelez-moi au un deux trois, quatre cinq six sept

Les paramètres fictifs peuvent être très utiles lors de l'utilisation de modèles d'alerte. N'oubliez pas de sélectionner les valeurs si elles sont incluses.

Utilisez le lien

Plus d'informations

pour ajouter une page Web ou une URL de pièce jointe Dropbox.

Ajoutez des options de réponse. Ces options constituent un outil puissant pour voir qui a répondu à votre alerte et qui peut vous fournir des informations importantes pour vos utilisateurs.

Diffusez votre alerte sur les appareils les plus susceptibles d'être consultés par vos utilisateurs au moment de l'alerte.

Ciblez les organisations de votre réseau Connect si vous voulez qu'elles reçoivent votre alerte

Lorsque vous envoyez un popup de bureau, veillez à choisir le modèle et le fichier audio qui correspondent le mieux à votre alerte.

Le téléphone est le seul appareil pour lequel vous pouvez établir un ordre de diffusion. Lorsque vous sélectionnez plusieurs appareils de téléphonie, sélectionnez en priorité les appareils que vos destinataires sont les plus susceptibles d'utiliser.

Utilisez les options du terminal pour vous assurer que votre message est communiqué efficacement. Par exemple, certains appareils exigent que les messages soient plus courts. Un message envoyé à des téléphones de particuliers peut également être différent d'un message envoyé au grand public via un hautparleur.

Utilisez les options pour les messages texte (SMS) afin de limiter le contenu à 160 caractères maximum. Si vous dépassez les 160 caractères autorisés pour les options de titre, de corps de texte et de réponse, votre message peut être divisé en plusieurs messages.

Lorsque vous utilisez Twitter, faites preuve de discrétion, car le message apparait sur les réseaux sociaux et est visible par des utilisateurs n'appartenant pas à votre base d'utilisateurs.

Les alertes peuvent être programmées pour être publiées à une date et une heure ultérieures.

Définissez l'heure de l'activation de l'alerte à une heure à laquelle vos utilisateurs peuvent y répondre. Vous pouvez estimer l'intervalle de temps accepté entre le moment où l'alerte est reçue et le moment auquel la personne y répond, lorsque cette dernière n'est pas à côté de son appareil.

Si le temps le permet, testez toujours vos messages avant de les envoyer.

Utilisez les dossiers d'alertes pour organiser vos alertes.

Utilisez la vérification orthographique pour votre Titre et votre Contenu avant la publication.

Dans Récapitulatif de ciblage, vérifiez que les individus appropriés reçoivent votre alerte.

Utilisez l'écran Aperçu et publier pour prévisualiser la façon dont votre alerte apparaitra pour les utilisateurs finaux.

Utilisez les outils de modification de texte pour personnaliser l'apparence de votre alerte.