Cómo escribir mensajes de alerta eficaces

Mantenga el título y el cuerpo de la alerta breve y simple.

Si la alerta es un ejercicio o prueba, especifíquelo mediante la palabra «Ejercicio» o «Prueba» en el título y el mensaje. Esta práctica garantiza que cada persona responda adecuadamente y evita que existan posibles confusiones con un evento real.

Si es necesario, para redactar el contenido del mensaje, responda a las siguientes preguntas: ¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Por qué? ¿Cómo?

Si usa acrónimos o palabras únicas, recuerde que la conversión de texto a voz puede hacer que su mensaje se pronuncie incorrectamente o hacer que no se entienda bien. Agregue espacios o puntos después de cada letra que forma el acrónimo.

Si incluye un número de teléfono, recuerde que la conversión de texto a voz lee el número en este orden: número nacional, número regional, número de central telefónica, número de suscriptor y número de extensión. Los números de teléfono se leen dígito a dígito. Si incluye un número regional (código de área) entre paréntesis, la conversión de texto a voz no leerá el número correctamente. Por ejemplo: (xxx)-xxx-xxxx. Para garantizar que la conversión de texto a voz lea el número regional correctamente, utilice uno de los formatos siguientes:

xxx-xxx-xxxx
xxx xxx xxxx
xxx.xxx.xxxx

Número de teléfono de ejemplo	Expansión de texto a voz
1 800 123 4567	uno, ochocientos, uno dos tres, cuatro cinco seis siete
01.1234.5678	cero uno, uno dos tres cuatro, cinco seis siete ocho
01.1234.5678 Ext. 15	cero uno, uno dos tres cuatro, cinco seis siete ocho, extensión uno cinco
Llámeme al 123-4567	Llámeme al uno dos tres, cuatro cinco seis siete

Los marcadores de posición pueden ser muy útiles al utilizar plantillas de alerta. No olvide seleccionar los valores si se incluyen.

Utilice el enlace 

Más información

 para añadir la URL de una página web o un archivo adjunto de Dropbox.

Incluya las opciones de respuesta. Las opciones de respuesta son una potente herramienta para ver quién ha respondido a su alerta y pueden proporcionar información valiosa sobre las cuentas de sus usuarios.

Utilice aquellos dispositivos con los que tendrá más probabilidades de llegar a sus usuarios cuando se envíe la alerta.

Si desea que las organizaciones en Connect reciban su alerta, selecciónelas como destinatarias.

Al enviar una ventana emergente de escritorio, asegúrese de elegir la plantilla y el audio que mejor se correspondan con la alerta.

El teléfono es el único dispositivo para el que puede establecer una orden de entrega. Al seleccionar varios dispositivos de telefonía, priorice los dispositivos que es más probable que utilicen sus destinatarios.

Utilice las opciones del dispositivo para asegurarse de que el mensaje se comunica de forma eficaz. Por ejemplo, algunos dispositivos tienen requisitos de mensajes más cortos. O bien, un mensaje que se envía a los teléfonos de los usuarios puede ser diferente a un mensaje que se envía al público general a través de un altavoz.

Utilice las opciones de mensajes de texto (SMS) para acortar el contenido a 160 caracteres o menos. Si supera los 160 caracteres asignados para el título, el cuerpo y las opciones de respuesta, el mensaje se dividirá en varios.

Si utiliza Twitter, sea discreto, ya que el mensaje aparecerá en la red social, fuera de su base de usuarios.

Las alertas se pueden programar para publicarlas a una fecha y hora en el futuro.

Ajuste la hora "en directo" a la que desea que los usuarios puedan responder a la alerta. Puede calcular lo que tardarán en recibir el mensaje y responder a este si están lejos de sus dispositivos.

Si tiene tiempo, revise siempre los mensajes antes de enviarlos.

Utilice Carpetas de alerta (anteriormente denominadas Canales) para organizar sus alertas.

Utilice la revisión ortográfica en el título y el contenido antes de publicarlos.

Verifique en el Resumen de selección de destinatarios que son las personas correctas las que están recibiendo la alerta.