Effectieve berichten voor alarmmeldingen opstellen

Houd de naam en de tekst kort en simpel.

Gebruik duidelijk de woorden 'Oefening' of 'Test' in de naam en het bericht wanneer de alarmmelding een oefening of test is. Op deze manier zorgt u dat iedereen op de juiste manier reageert en dat niemand uw testbericht per ongeluk aanziet voor een echte gebeurtenis.

Gebruik de vijf W's: Wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe, indien nodig.

Wanneer u acroniemen of unieke woorden gebruikt, kan de tekst-naar-spraak-functie uw bericht mogelijk verkeerd uitspreken of is uw boodschap moeilijk te begrijpen. Plaats na elke letter van het acroniem een spatie of punt.

Als u een telefoonnummer opneemt, moet u er rekening mee houden dat de tekst-naar-spraak-functie het nummer in deze volgorde voorleest: landnummer, netnummer, abonneenummer en toestelnummer. Telefoonnummers worden cijfer voor cijfer voorgelezen. Als u een netnummer (kengetal) tussen haakjes typt, wordt het nummer niet correct voorgelezen door de tekst-naar-spraak-functie. Bijvoorbeeld (xxx)-xxx-xxxx. Gebruik een van de volgende indelingen om ervoor te zorgen dat de tekst-naar-spraak-functie het netnummer correct voorleest:

xxx-xxx-xxxx
xxx xxx xxxx
xxx.xxx.xxxx

Voorbeeld telefoonnummer	Tekst-naar-spraak-uitbreiding
1 800 123 4567	Eén, achthonderd, één twee drie, vier vijf zes zeven
01.1234.5678	Nul één, één twee drie vier, vijf zes zeven acht
01.1234.5678 toestel 15	Nul één, één twee drie vier, vijf zes zeven acht, toestel één vijf
Bel me op 123-4567	Bel me op één twee drie, vier vijf zes zeven

Tijdelijke aanduidingen kunnen erg handig zijn bij het gebruik van sjablonen voor alarmmeldingen. Vergeet niet de waarden te selecteren als deze zijn opgenomen.

Gebruik de koppeling

Meer info

om een webpagina of URL voor Dropbox-bijlagen toe te voegen.

Gebruik reactieopties. Zij vormen een krachtig hulpmiddel om te zien wie op uw alarmmelding heeft gereageerd en kunnen waardevolle aansprakelijkheidsinformatie over uw gebruikers bieden.

Gebruik de apparaten waarmee de kans het grootst is dat u uw gebruikers bereikt ten tijde van de alarmmelding.

Benader ook de Connect-organisaties wanneer u wilt dat zij uw alarmmelding ontvangen.

Wanneer u een bureaubladmelding verzendt, moet u de sjabloon en het geluid kiezen die het beste overeenkomen met uw alarmmelding.

De telefoon is het enige apparaat waarvoor u een afleveringsvolgorde kunt instellen. Geef prioriteit aan de apparaten die de ontvangers waarschijnlijk gebruiken wanneer u meerdere telefoonapparaten selecteert.

Gebruik de toestelopties om ervoor te zorgen dat uw bericht effectief wordt gecommuniceerd. Sommige apparaten moeten bijvoorbeeld kortere berichten ontvangen. Of een bericht dat naar de telefoon van een persoon gaat, kan anders zijn dan een bericht dat via een luidspreker naar het algemene publiek wordt verzonden.

Gebruik de opties voor sms-berichten om de inhoud in te korten tot 160 tekens of minder. Als u de 160 tekens overschrijdt die zijn toegewezen aan de naam-, tekst- en reactieopties, kan uw bericht in meerdere berichten worden opgesplitst.

Wees voorzichtig wanneer u Twitter gebruikt, want het bericht wordt weergegeven op sociale media, buiten uw gebruikersbestand.

Alarmmeldingen kunnen worden gepland voor publicatie op een datum en tijdstip in de toekomst.

Stel de 'actief'-tijd in voor de tijd waarop u wilt dat uw gebruikers op uw melding kunnen reageren. U kunt inschatten hoe lang het duurt voor ze het bericht ontvangen en reageren als ze niet bij hun toestel zijn.

Test, als u de tijd hebt, altijd uw bericht voordat u het verstuurt.

Gebruik ‘Mappen voor alarmmeldingen’ (voorheen ‘Kanalen’ genoemd) om uw meldingen te ordenen.

Controleer de spelling van de naam en het bericht voordat u deze publiceert.

Controleer in ‘Overzicht van doelgroep' of uw alarmmelding naar de juiste personen wordt gestuurd.