Wirksame Warnungen schreiben

Halten Sie die Bezeichnung und den Inhalt kurz und einfach.

Wenn es sich bei der Warnung um eine Übung oder einen Test handelt, geben Sie den Text „Übung“ oder „Test“ klar und deutlich in den Titel und die Nachricht ein. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder angemessen reagiert und niemand Ihre Übungsnachricht fälschlicherweise als einen realen Vorfall versteht.

Verwenden Sie die sechs Ws: wer, was, wann, wo, warum und gegebenenfalls wie.

Wenn Sie Akronyme oder eindeutige Wörter verwenden, denken Sie daran, dass die Sprachausgabe Ihre Nachricht falsch oder unverständlich aussprechen könnte. Fügen Sie nach jedem Buchstaben der Abkürzung Leerzeichen oder Punkte ein.

Wenn Sie eine Telefonnummer angeben, denken Sie daran, dass die Sprachausgabe die Nummer in der folgenden Reihenfolge liest: Nationale Vorwahl, regionale Vorwahl, Nummer der Vermittlungsstelle, Teilnehmernummer und Durchwahl. Telefonnummern werden Ziffer für Ziffer vorgelesen. Wenn Sie eine regionale Vorwahl (Ortsvorwahl) in Klammern angeben, wird die Nummer von der Sprachausgabe nicht richtig gelesen. Beispiel: (xxx)-xxx-xxxx. Um sicherzustellen, dass die Sprachausgabe die regionale Vorwahl richtig liest, verwenden Sie eines der folgenden Formate:

xxx-xxx-xxxx
xxx xxx xxxx
xxx.xxx.xxxx

Beispiel-Telefonnummer	Umsetzung als Sprachausgabe
1 800 123 4567	eins, achthundert, eins zwei drei, vier fünf sechs sieben
01.1234.5678	null eins, eins zwei drei vier, fünf sechs sieben acht
01.1234.5678 Durchwahl 15	null eins, eins zwei drei vier, fünf sechs sieben acht, Durchwahl eins fünf
Rufen Sie mich an unter 123-4567	Rufen Sie mich an unter eins zwei drei, vier fünf sechs sieben

Platzhalter können bei der Verwendung von Warnungsvorlagen sehr nützlich sein. Vergessen Sie nicht, die Werte auszuwählen, wenn sie enthalten sind.

Verwenden Sie den Link

Weitere Informationen

, um die URL einer Webseite oder eines Dropbox-Anhangs hinzuzufügen.

Nehmen Sie Antwortmöglichkeiten auf. Sie sind ein wirkungsvolles Mittel, wenn Sie sehen möchten, wer auf Ihre Warnung reagiert hat, und können Ihnen wertvolle Accountability-Informationen zu Ihren Benutzern einbringen.

Verwenden Sie die Geräte, die zum Zeitpunkt der Warnung Ihre Benutzer am ehesten erreichen.

Wählen Sie Ihre Connect-Organisationen aus, wenn Sie möchten, dass sie Ihre Warnungen erhalten.

Stellen Sie beim Senden eines Desktop-Popups sicher, dass Sie die Vorlage und den Ton auswählen, die am besten zu Ihrer Warnung passen.

Das Telefon ist das einzige Gerät, für das Sie eine Zustellungsreihenfolge erstellen können. Bei der Auswahl mehrerer Telefoniegeräte sollten Sie die Geräte priorisieren, die Ihre Empfänger am wahrscheinlichsten verwenden.

Verwenden Sie die Geräteoptionen, um die wirkungsvolle Vermittlung Ihrer Botschaft sicherzustellen. Auf einigen Geräte müssen beispielsweise kürzere Nachrichten verwendet werden. Außerdem kann sich eine Nachricht, die an die Telefone der einzelnen Personen geht, von einer Nachricht unterscheiden, die der allgemeinen Öffentlichkeit über einen Lautsprecher übermittelt wird.

Verwenden Sie die Optionen für (SMS-)Textnachrichten, um den Inhalt auf maximal 160 Zeichen zu kürzen. Wenn Sie die 160 Zeichen überschreiten, die für Bezeichnung, Inhalt und Antwortmöglichkeiten vorgesehen sind, kann Ihre Nachricht in mehrere Nachrichten aufgeteilt werden.

Wenn Sie Twitter verwenden, gehen Sie nach eigenem Ermessen vor, da die Nachricht in sozialen Medien außerhalb Ihres Benutzerkreises angezeigt wird.

Warnungen können so geplant werden, dass sie zu einem Datum und einer Uhrzeit in der Zukunft veröffentlicht werden.

Legen Sie die „Live“-Zeit fest, zu der Ihre Benutzer in der Lage sein sollen, auf Ihre Warnung zu reagieren. Sie sollten hierbei abschätzen, wie lange es dauert, bis sie die Nachricht erhalten und antworten, falls sie sich nicht bei ihrem Gerät befinden.

Wenn Sie Zeit haben, sollten Sie Ihre Nachrichten vor dem Verschicken immer testen.

Organisieren Sie Ihre Warnungen mithilfe von Warnungsordnern (früher Kanäle genannt).

Verwenden Sie vor der Veröffentlichung die Rechtschreibprüfung für Bezeichnung und Inhalt.

Überprüfen Sie in der Zusammenfassung der gezielten Ansprache, ob die richtigen Personen Ihre Warnung erhalten.