Scrivere messaggi di avviso efficaci

Mantenere titolo e messaggio il più brevi possibile.

Se l'avviso è un esercizio o un test, mettere chiaramente "Esercizio" o "Test" nel titolo e nel messaggio. Questa pratica assicura che ognuno risponda in modo adeguato e nessuno prende per vero il messaggio di esercizio.

Utilizzare le cinque W: who (chi), what (cosa), when (quando), where (dove), why (perché) e how (come) se necessario.

se si utilizzano acronimo o parole univoche, ricordarsi che il testo potrebbe essere pronunciato male rendendo difficile la comprensione del messaggio. Aggiungere spazi e punti dopo ogni lettere dell'acronimo.

Se si include un numero di telefono, ricordare che la sintesi vocale legge il numero in questo ordine: numero nazionale, numero regionale, numero del centralino, numero abbonato e numero di interno. I numeri di telefono vengono letti cifra per cifra. Se si include un numero regionale (prefisso telefonico) tra parentesi, la sintesi vocale non leggerà il numero in modo corretto. Ad esempio: (xxx)-xxx-xxxx. Per garantire che la sintesi vocale legga il numero regionale correttamente, utilizzare uno dei seguenti formati:

xxx-xxx-xxxx
xxx xxx xxxx
xxx.xxx.xxxx

Numero di telefono di esempio	Espansione sintesi vocale
1 800 123 4567	uno, ottocento, uno due tre, quattro cinque sei sette
01.1234.5678	zero uno, uno due tre quattro, cinque sei sette otto
01.1234.5678 Ext. 15	zero uno, uno due tre quattro, cinque sei sette otto, interno uno cinque
Chiamare il numero 123-4567	Chiamare il numero uno due tre, quattro cinque sei sette

I segnaposto possono essere molto utili quando si utilizzano i modelli di avviso. Non dimenticare di selezionare i valori se sono inclusi.

Utilizzare il collegamento

Maggiori informazioni

per aggiungere una pagina Web o un URL dell'allegato Dropbox.

Includere le opzioni di risposta. Sono uno strumento importante per vedere chi ha risposto all'avviso e possono fornire informazioni importanti da parte degli utenti.

Utilizzare i dispositivi che con maggiore probabilità raggiungono gli utenti al momento dell'avviso.

Individuare le organizzazioni Connect se si vuole che ricevano l'avviso

Durante l'invio di popup desktop, assicurarsi di scegliere il modello e l'audio che corrispondono meglio all'avviso.

Il telefono è l'unico dispositivo per il quale è possibile stabilire un ordine di consegna. Durante la selezione di più dispositivi telefonici, assegnare una priorità ai dispositivi che verranno utilizzati con maggiore probabilità dai destinatari.

Utilizzare le opzioni del dispositivo per assicurarsi che il messaggio venga comunicato efficacemente. Ad esempio, alcuni dispositivi hanno requisiti di messaggi più brevi. Oppure, un messaggio inviato ai telefoni di singoli utenti potrebbe essere diverso da un messaggio inviato al pubblico generale tramite un altoparlante.

Utilizzare le opzioni per i messaggi di testo (SMS) per abbreviare il contenuto a 160 caratteri o meno. Se si superano i 160 caratteri assegnati per il titolo, il corpo e le opzioni di risposta, il messaggio può essere suddiviso in più messaggi.

Se si utilizza Twitter, osservare discrezione perché il messaggio viene visualizzato sul social media, al di fuori della propria base di utenti.

È possibile pianificare la pubblicazione degli avvisi in una data e ora future.

Impostare l'ora su "In corso" per l'ora in cui si desidera che gli utenti siano in grado di rispondere a un avviso. È possibile stimare il tempo di ricezione e risposta del messaggio se sono lontani dai loro dispositivi.

Se si ha tempo, testare sempre i messaggi prima di inviarli.

Utilizzare le cartelle Avvisi (in precedenza chiamate canali) per organizzare gli avvisi.

Usare il controllo ortografico per il titolo e il contenuto prima della pubblicazione.

Verificare nel Riepilogo di individuazione che siano gli individui corretti a ricevere l'avviso.