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  6. Eine Kopie einer Datei senden

Eine Kopie einer Datei senden

Senden Sie eine Kopie einer Datei, um einen Link auf eine Datei in Ihren Arbeitsbereichen zu senden. Empfänger erhalten einen Link zum Zugreifen auf die Datei. Jedes Mal, wenn Sie eine Kopie senden, erstellt die Aktion eine neue Instanz der Datei in
BlackBerry Workspaces
, die sich in Ihren gesendeten Dateien befindet.
Für bereits freigegebene Dateien verwenden Sie
Kopie senden
, um eine neue Instanz der Datei zu senden. Dies ist nützlich, wenn Sie eine Datei unabhängig von den ursprünglichen Empfängern gemeinsam bearbeiten wollen. Für weitere Informationen siehe Über Zusammenarbeit.
Um dieselbe Instanz einer gesendeten Kopie für neue Empfänger freizugeben, fügen Sie der Datei neue Empfänger hinzu (siehe Empfänger zu einer gesendeten Datei hinzufügen).
Sie müssen die Rolle ‚Exchange-Absender‘ haben, um Kopien von Dateien versenden zu können. Weitere Informationen erhalten Sie beim
BlackBerry Workspaces
-Administrator Ihrer Organisation.
  1. Wählen Sie im Navigationsfenster das Arbeitsbereichs-Symbol
    Arbeitsbereiche
     oder wap_sent-files_icon.png
    Gesendete Dateien
    .
  2. Wählen Sie die gewünschte(n) Datei(en).
  3. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Kopie senden.
  4. Klicken Sie auf
    Einstellungen
    .
  5. Wenn Sie Ihre Anmerkungen mit der Datei freigeben möchten, wählen Sie
    Anmerkungen hinzufügen
    .
  6. Wenn das Kontrollkästchen
    Empfänger müssen sich anmelden
     angezeigt wird, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Um sicherzustellen, dass Empfänger sich anmelden, um auf die Datei zuzugreifen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Empfänger müssen sich anmelden
      .
    • Um zuzulassen, dass Empfänger auf die Datei zugreifen können, ohne sich anzumelden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Empfänger müssen sich anmelden
      .
    Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie unter Die Option 'Empfänger müssen sich anmelden'.
  7. Wenn Sie
    Empfänger müssen sich anmelden
     gewählt haben, führen Sie die folgenden Schritte durch:
    1. Um für die Datei eine Lesebestätigung anzufordern, wählen Sie
      Lesebestätigung anfordern
      .
    2. Um Personen zu berechtigen, neue Versionen der Datei hochzuladen, wählen Sie
      Zusammenarbeit aktivieren
      .
  8. Wenn die Berechtigungsoptionen verfügbar sind, führen Sie die folgenden Schritte aus:
    1. Bearbeiten Sie in der Liste
      Berechtigung
       die Berechtigung für die ausgewählte Datei.
      Weitere Informationen siehe Über Berechtigungen
    2. Legen Sie in der Liste
      Dateiablauf
       die Zeit fest, zu der der Empfänger nicht mehr auf die Datei zugreifen kann. Wählen Sie ein bestimmtes Datum, einen Zeitraum in der Liste oder 'Nie'.
      Wenn Sie
      Bestimmtes Datum
       wählen, klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen das Datum im Kalender aus.
    3. Legen Sie in der Liste
      Wasserzeichen
       fest, ob PDF-Dateien des Arbeitsbereichs mit einem Wasserzeichen angezeigt werden.
      Wasserzeichen werden in
      Microsoft Office
      -Dateien im Arbeitsbereich nicht angezeigt, selbst wenn die PDFs so eingestellt sind, dass sie angezeigt werden.
    4. Wählen Sie aus der
      Kommentar
      -Liste die Option
      Ein
      , damit Empfänger diese Datei kommentieren können.
    5. Wählen Sie in der Liste
      Dateizugriff gewähren für
      , wer auf die Datei zugreifen kann (
      Nur Empfänger
      ,
      Jeder in der E-Mail-Domäne des Empfängers
       oder
      Jeder
      ).
  9. Tippen Sie auf
    Fertig
    , um zurück zur Nachricht zu wechseln.
  10. Geben Sie den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Verteilerliste für die einzelnen Empfänger ein und drücken Sie dann die Eingabetaste.
  11. Ändern Sie bei Bedarf den Betreff der Benachrichtigungs-E-Mail.
  12. Um eine persönliche Nachricht hinzuzufügen, fügen Sie Ihre Nachricht im Feld
    Persönliche Nachricht hinzufügen
     hinzu.
  13. Wenn Sie niemanden darüber informieren möchten, dass sie eine Datei senden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Empfänger benachrichtigen
    . Dies ist hilfreich, wenn Sie die Datei an sich selbst senden möchten, um sie später zu bearbeiten.
  14. Klicken Sie auf
    Senden
    .
    Ihre Dateien werden gesendet, und Sie können auf der Seite 'Gesendete Elemente' auf sie zugreifen. Der Empfänger erhält eine E-Mail-Nachricht mit einem Link auf die Datei.