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  7. Eine geschützte Datei senden

Eine geschützte Datei senden

Beim Senden einer Datei wird eine Kopie der Datei erstellt, die Sie dann in Ihrem Ordner ‚Gesendete Dateien verwalten können, auf den Sie über die
BlackBerry Workspaces
 Mobil- oder Webanwendung zugreifen. Sie können außerdem eine Kopie einer Datei aus dem
Workspaces Viewer
 senden. Wenn Sie eine Arbeitsbereichsdatei mit dieser Methode versenden, wird eine Kopie der Arbeitsbereichsdatei erstellt und freigegeben. Die gesendete Datei ist eine neue Instanz der Datei.
Es können nicht mehrere Dateien auf einmal auf diese Weise versendet werden. Um mehrere Dateien zu versenden, senden Sie einen geschützten Anhang über
Microsoft Outlook
 oder verwenden
BlackBerry Workspaces Web Application
.
Um eine Kopie einer Datei senden zu können, müssen Sie in Ihrer Organisation mit der Rolle ‚Exchange-Absender‘ eingerichtet sein, und Sie müssen für die Datei die Berechtigungen ‚Vollzugriff‘ und ‚Kein Wasserzeichen‘ festgelegt haben.
  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Bei Dateien im
      Workspaces
      -Ordner klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie
      Workspaces
      Kopie senden
      .
    • Bei Dateien, die nicht im
      Workspaces
      -Ordner liegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie
      Workspaces
      Senden
      .
    • Klicken Sie im
      Workspaces Viewer
       auf
      Symbol Senden
      Kopie senden
      .
  2. Beginnen Sie im Feld
    An
     mit der Eingabe der E-Mail-Adressen der Empfänger.
    Die automatische Vervollständigungsfunktion schlägt bereits während der Eingabe passende Elemente vor. Wählen Sie, ob Sie einzelne Benutzer (nach E-Mail-Adresse), eine Verteilerliste oder eine
    Microsoft Active Directory
    -Gruppe (wenn der
    BlackBerry Workspaces
    -Server Ihrer Organisation mit einem
    Active Directory
    -Server verbunden ist) hinzufügen.
  3. Ändern Sie im Feld
    Betreff
     den Betreff bei Bedarf.
  4. Geben Sie im Feld 'Nachricht' bei Bedarf eine Nachricht ein.
  5. Klicken Sie auf
    Einstellungen
    .
  6. Wenn das Kontrollkästchen
    Empfänger müssen sich anmelden
     angezeigt wird, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Um sicherzustellen, dass Empfänger sich anmelden, um auf die Datei zuzugreifen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Empfänger müssen sich anmelden
      .
    • Um zuzulassen, dass Empfänger auf die Datei zugreifen können, ohne sich anzumelden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Empfänger müssen sich anmelden
      .
    Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie unter Die Option 'Empfänger müssen sich anmelden'.
  7. Um für die Datei eine Lesebestätigung anzufordern, wählen Sie
    Lesebestätigung anfordern
    .
  8. Wenn Sie Anmerkungen mit der Datei freigeben möchten, klicken Sie auf
    Anmerkungen hinzufügen
    .
  9. Wenn Sie Empfänger berechtigen wollen, die von Ihnen gesendeten Dateien zu bearbeiten und auch eine neue Version hochzuladen, klicken Sie auf
    Zusammenarbeit aktivieren
    .
    Weitere Informationen zur gemeinsamen Bearbeitung finden Sie unter Über Zusammenarbeit.
  10. Wählen Sie in der Liste
    Berechtigungen
     in der Dropdownliste die gewünschten Berechtigungen aus:
    Die verfügbaren Berechtigungen und ihre Standardeinstellungen sind davon abhängig, was der Administrator Ihrer Organisation für Ihre Organisation festgelegt hat. Sie können die standardmäßigen Empfängerberechtigungen für jede Datei, die Sie senden, wie gewünscht ändern.
    • Vollzugriff (nicht verfolgt)
      : Empfänger können eine Original- oder verschlüsselte Version herunterladen, bearbeiten, kopieren, einfügen und drucken.
    • Erweiterte Rechteverwaltung: Geschützte herunterladen, bearbeiten, drucken, kopieren
      : Empfänger können eine verschlüsselte Version herunterladen, bearbeiten, kopieren, einfügen und drucken.
    • Erweiterte Rechteverwaltung: Geschützte herunterladen, bearbeiten, drucken
      : Empfänger können eine verschlüsselte Version anzeigen, herunterladen, bearbeiten und drucken.
    • Erweiterte Rechteverwaltung: Geschützte herunterladen & bearbeiten
      : Empfänger können eine verschlüsselte Version anzeigen, herunterladen und bearbeiten.
    • Erweiterte Rechteverwaltung: Geschützte herunterladen & drucken
      : Empfänger können eine verschlüsselte Version anzeigen, herunterladen und drucken.
    • Erweiterte Rechteverwaltung: Geschützte herunterladen: Anzeigen
      : Empfänger können eine verschlüsselte Version anzeigen und herunterladen.
    • Nur online: Anzeigen &drucken
      : Empfänger können Dateien nur im Online-Viewer anzeigen und drucken.
    • Nur online: Anzeigen
      : Empfänger können Dateien nur im Online-Viewer anzeigen.
    • Nur online: Spotlight-Ansicht
      : Empfänger können Dateien nur im Online-Viewer in der Spotlight-Ansicht anzeigen. In der Spotlight-Ansicht ist der Text nur im Bereich des Mauszeigers sichtbar, der Rest des Texts ist verdeckt.
  11. Legen Sie in der Liste
    Dateiablauf
     die Zeit fest, zu der der Empfänger nicht mehr auf die Datei zugreifen kann. Wählen Sie ein bestimmtes Datum, einen Zeitraum in der Liste oder 'Nie'. Wenn Sie
    Bestimmtes Datum
     wählen, wählen Sie das gewünschte Ablaufdatum für den Zugriff im Kalender aus.
  12. Legen Sie in der Liste
    Wasserzeichen
     fest, ob die Datei mit einem Wasserzeichen angezeigt wird.
    Wenn Benutzerberechtigungen auf
    Vollzugriff
     gesetzt sind, werden Wasserzeichen nur in PDF-Dateien angezeigt.
  13. In der
    Kommentar
    -Liste können Sie bei Bedarf den Empfängern die Möglichkeit zum Hinzufügen oder Beantworten von Kommentaren einräumen.
  14. Wählen Sie in der Liste
    Zugriff gewähren für
    , wer auf die Datei zugreifen kann:
    • Alle
      : Jeder kann auf die Datei zugreifen.
    • Alle in der Domäne des Empfängers
      : Der Empfänger und alle, die sich mit einer E-Mail in derselben Domäne wie der Empfänger anmelden, können auf die Datei zugreifen.
    • Nur Empfänger
      : Nur die Empfänger in der E-Mail können auf die Datei zugreifen.
  15. Klicken Sie auf
    Senden
    .
    Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.
  16. Klicken Sie auf
    Schließen
    .
    Die Datei wird gesendet.